Arkadiusz Zdziebko | wsparcie w sprzedaży i marketingu B2B dla firm usługowych
B2B Sales & Marketing & Operations
AUDYT SYSTEMU CRM
Płacisz co miesiąc za system, który miał zrewolucjonizować sprzedaż, a wciąż tkwisz w chaosie Excela i nieprzewidywalnych wyników? Prawdopodobnie to nie wina samego narzędzia,
a strategii i procesu jego wdrożenia.
CZYM JEST AUDYT SYSTEMU CRM?
Mówiąc najprościej: audyt systemu CRM to strategiczna diagnoza Twojego procesu sprzedaży, przeprowadzona przez pryzmat używanego narzędzia. To nie jest techniczna kontrola ani „przeklikiwanie” systemu w poszukiwaniu błędów. To dogłębna analiza biznesowa, która odpowiada na jedno fundamentalne pytanie: dlaczego Twoja inwestycja w CRM nie przynosi oczekiwanego zwrotu?
Celem audytu nie jest znalezienie winnych, ale obiektywne zidentyfikowanie przyczyn problemów. Sprawdzam, gdzie technologia, procesy i kompetencje ludzi nie łączą się w sprawnie działający mechanizm. W efekcie, zamiast subiektywnych opinii, otrzymujesz oparty na danych i doświadczeniu plan działania (roadmapę), który krok po kroku prowadzi do uzdrowienia sytuacji. To najszybszy sposób, aby przestać leczyć objawy i dotrzeć do źródła problemu.
TWÓJ CRM TO KOSZT, A NIE INWESTYCJA?
Zainwestowałeś w system CRM, licząc na rewolucję w sprzedaży. W wizji był porządek, automatyzacja, pełna kontrola nad lejkiem i raporty, które same się generują, dając Ci puls firmy na dłoni. Tymczasem minęły miesiące, a rzeczywistość brutalnie zweryfikowała te oczekiwania. CRM zamiast być centrum dowodzenia, stał się najdroższą cyfrową kartoteką w firmie – miejscem, do którego dane wpisuje się z obowiązku, a nie dla korzyści. Handlowcy narzekają, że dokłada im pracy, dane są nieaktualne i niewiarygodne, a Ty wciąż nie masz pojęcia, co tak naprawdę dzieje się w Twojej sprzedaży i dlaczego jedne transakcje kończą się sukcesem, a inne giną w niewyjaśnionych okolicznościach.
Jeśli ta historia brzmi znajomo, to znaczy, że problemem nie jest sam system, ale sposób, w jaki został wdrożony i jest zarządzany.
To tzw. „dług technologiczny” w sprzedaży – ukryty koszt złej implementacji, który z każdym dniem rośnie. Zanim wydasz kolejne pieniądze na dodatkowe licencje, drogie szkolenia czy migrację do nowego, „lepszego” CRM-a, zrób strategiczny krok w tył. Profesjonalny audyt systemu CRM to dogłębna diagnoza, która niczym rezonans magnetyczny precyzyjnie wskaże źródło problemu.
To pierwszy i najważniejszy krok, by przerwać błędne koło frustracji i zamienić kosztowny balast w narzędzie, które realnie napędza przychód.
ODBIERZ 30-MINUTOWĄ KONSULTACJĘ DIAGNOSTYCZNĄ
Nie jesteś pewien, czy audyt jest dla Ciebie? Masz wdrożony CRM i czujesz, że coś jest nie tak, ale nie potrafisz tego nazwać? Zacznijmy od krótkiej, niezobowiązującej rozmowy, która nic Cię nie kosztuje.
7 SYGNAŁÓW, ŻE POTRZEBUJESZ AUDYTU CRM
A NIE NOWEGO SYSTEMU
Często wydaje się, że rozwiązaniem problemów z CRM jest… nowy CRM. To pułapka i najprostsza droga do przepalania budżetu oraz czasu.
System CRM to 'tylko” narzędzie, które potrzebuje odpowiedniego wdrożenia.
Jeśli rozpoznajesz poniższe symptomy, to znak, że potrzebujesz diagnozy eksperta, a nie powtórki z podstawowych funkcji.
-
Handlowcy nie chcą używać systemu CRM
To najczęstszy i najbardziej alarmujący sygnał. Jeśli Twój zespół obchodzi system CRM szerokim łukiem, prowadząc kluczowe informacje we własnych notatkach i arkuszach, to nie jest to objaw lenistwa. To dowód, że narzędzie nie ułatwia im pracy, tylko ją utrudnia. Handlowcy to pragmatycy – wybierają ścieżkę najmniejszego oporu, która prowadzi do celu. Jeśli Excel jest dla nich szybszy, to znaczy, że CRM jest źle zaprojektowany. Audyt pokaże, dlaczego tak się dzieje – czy to wina złej konfiguracji, braku dopasowania do realnego procesu sprzedaży, czy może system jest po prostu zbyt skomplikowany i nielogiczny.
-
Dane są niekompletne, zduplikowane i niewiarygodne.
Otwierasz kartę klienta i widzisz chaos: pięć różnych wpisów dla tej samej firmy, brak historii kluczowych rozmów, zduplikowane szanse sprzedaży z różnymi wartościami, nieaktualne dane kontaktowe. Taki CRM jest bezużyteczny. Co gorsza, jest szkodliwy. Na podstawie takich danych nie da się budować profesjonalnych relacji, personalizować komunikacji, prognozować wyników ani podejmować strategicznych decyzji. To cyfrowy śmietnik, który generuje więcej pytań niż odpowiedzi i podważa zaufanie do jakichkolwiek raportów.
-
Nie widzisz realnego wpływu CRM na wyniki sprzedaży
Mimo wdrożenia i opłacania licencji, Twoja sprzedaż nie przyspieszyła. Cykl sprzedaży nie skrócił się, konwersja stoi w miejscu, a prognozy to wciąż wróżenie z fusów. Być może zespół loguje aktywności, ale czy to są właściwe aktywności? System CRM, który nie przekłada się na mierzalny wzrost kluczowych wskaźników (KPIs), to tylko koszt. Audyt pozwoli precyzyjnie zidentyfikować, dlaczego inwestycja się nie zwraca i gdzie w procesie sprzedażowym tracisz najwięcej pieniędzy.
-
Automatyzacje nie działają lub nikt ich nie stworzył
CRM miał odciążyć zespół i automatyzować powtarzalne zadania, ale handlowcy nadal ręcznie wysyłają te same maile, ręcznie tworzą zadania i ręcznie aktualizują statusy? A może ktoś próbował stworzyć automatyzacje, ale są one nielogiczne, uruchamiają się w złych momentach i generują więcej problemów niż pożytku? To klasyczny objaw "wdrożenia technicznego" bez zrozumienia biznesu. Potencjał narzędzia, za który płacisz, jest kompletnie niewykorzystany.
-
System jest "przekombinowany" i spowalnia pracę
Zamiast kilku kliknięć, handlowiec musi wypełniać dziesiątki niepotrzebnych, obowiązkowych pól, żeby dodać nową szansę sprzedaży. System przypomina kokpit samolotu pasażerskiego, podczas gdy Twój zespół potrzebuje intuicyjnego pulpitu szybowca. Jest przeładowany funkcjami, z których nikt nie korzysta, a znalezienie kluczowej informacji zajmuje wieki. To prosta droga do frustracji, zniechęcenia i aktywnego unikania narzędzia przez zespół.
-
Generowanie prostego raportu to zadanie na pół dnia
Chcesz zobaczyć, jak wygląda lejek sprzedaży w podziale na handlowców albo skuteczność poszczególnych źródeł leadów. Zamiast uzyskać odpowiedź na jedno kliknięcie, musisz prosić kogoś o eksport danych do Excela, a następnie spędzić kilka godzin na tworzeniu tabel przestawnych. To zaprzeczenie idei systemu CRM. Dobrze skonfigurowany system powinien dostarczać kluczowe raporty w czasie rzeczywistym, w formie czytelnych, interaktywnych dashboardów.
-
Płacisz za funkcje, z których nikt nie korzysta
Twój miesięczny abonament CRM obejmuje zaawansowane moduły marketingu, analizy predykcyjnej, zarządzania projektami czy fakturowania. Tymczasem Twój zespół używa go tylko jako glorifikowanej książki adresowej i prostego lejka. Płacisz za "pakiet premium", a wykorzystujesz 10% jego możliwości. Audyt pomoże zweryfikować, za co naprawdę płacisz, czy te funkcje są Ci potrzebne i czy Twój plan abonamentowy jest dopasowany do realnych potrzeb, co często prowadzi do natychmiastowych oszczędności.
DLA KOGO JEST AUDYT SYSTEMU CRM?
Usługa audytu CRM jest przeznaczona dla właścicieli i managerów firm B2B, którzy już zainwestowali w system CRM, ale nie są zadowoleni z rezultatów. To idealne rozwiązanie, jeśli:
1. Jesteś właścicielem lub prezesem firmy z sektora MŚP i czujesz, że tracisz kontrolę nad sprzedażą. CRM, który miał być rozwiązaniem, stał się kolejnym, kosztownym problemem, a Ty nie masz czasu ani kompetencji, by go samodzielnie naprawić.
2. Zarządzasz działem sprzedaży i widzisz, że Twój zespół nie wykorzystuje potencjału narzędzia. Masz trudności z egzekwowaniem procesów, coachingiem opartym na danych i wiarygodnym prognozowaniem, co negatywnie wpływa na realizację celów.
3. Korzystasz z systemów takich jak Pipedrive, Livespace, HubSpot lub innego popularnego rozwiązania CRM i masz przeczucie, że jego konfiguracja jest nieoptymalna, ale nie wiesz, od czego zacząć naprawę.
4. Stoisz przed decyzją o kosztownej zmianie systemu CRM, ale chcesz najpierw upewnić się, czy problemem jest obecne narzędzie, czy może fundamentalne błędy w procesach i sposobie jego wykorzystania. Audyt to najtańszy sposób na uniknięcie powtórzenia tych samych błędów w nowym systemie.
JAK WYGLĄDA PROCES AUDYTU SYSTEMU CRM?
Audyt to nie chaotyczne „przeklikiwanie” systemu. To ustrukturyzowany, metodyczny proces, który pozwala mi dogłębnie zrozumieć Twój biznes, zidentyfikować prawdziwe przyczyny problemów i zaproponować skuteczne, priorytetyzowane rozwiązania.
WARSZTAT STARTOWY I ANALIZA CELÓW
Proces rozpoczynamy od strategicznego warsztatu (online) z zarządem i kluczowymi managerami, aby dogłębnie zrozumieć, jakie cele biznesowe miał realizować system CRM i dlaczego się to nie udało. Zamiast koncentrować się na funkcjach, skupiamy się na wyzwaniach w sprzedaży i największych frustracjach, ponieważ ocena narzędzia jest niemożliwa w oderwaniu od strategii i realnych problemów firmy. Efektem tego etapu są wspólnie zdefiniowane, mierzalne cele (KPIs), które stają się punktem odniesienia dla całego audytu i pozwalają nam precyzyjnie mierzyć postępy.
WYWIADY Z HANDLOWCAMI
Kolejnym krokiem jest zrozumienie, jak system CRM jest faktycznie używany przez zespół w codziennej pracy. Prowadzę indywidualne rozmowy z handlowcami i innymi użytkownikami, co pozwala mi poznać ich realne frustracje i problemy. Obserwując ich pracę w praktyce, uzyskuję bezcenny wgląd w bariery – zarówno techniczne, jak i psychologiczne – które blokują pełną adopcję systemu. To kluczowy moment, w którym technologia konfrontowana jest z czynnikiem ludzkim.
PRACA WŁASNA (ANALIZA)
Następnie przechodzimy do dogłębnej weryfikacji technicznej i analitycznej obecnej konfiguracji CRM. Uzyskując tymczasowy dostęp do systemu, przeprowadzam szczegółową analizę struktury lejka sprzedaży, logiki etapów, niestandardowych pól, uprawnień użytkowników, automatyzacji oraz jakości danych i raportów. Poszukuję błędów, niekonsekwencji i niewykorzystanych możliwości, co w rezultacie dostarcza obiektywnych danych na temat stanu technicznego wdrożenia oraz precyzyjnej listy zidentyfikowanych problemów.
PLAN NAPRAWCZY
Na zakończenie przedstawiam klarowną diagnozę i konkretny plan działania. Wszystkie wnioski z poprzednich etapów zbieram w kompleksowy, zrozumiały raport, który jest strategiczną "mapą drogową" (roadmapa) z rekomendacjami spriorytetyzowanymi według logiki "wysiłek vs. wpływ na biznes". W rezultacie otrzymujesz gotowy do wdrożenia, uszeregowany plan, który pokazuje, co i w jakiej kolejności należy naprawić, aby Twój CRM zaczął realnie wspierać sprzedaż i generować zysk.
AUDYT SYSTEMU CRM vs. "POPRAWIMY TO SAMI"
Próba samodzielnej naprawy CRM przypomina leczenie się na podstawie informacji z internetu. Możesz trafić w diagnozę, ale jest duże ryzyko, że leczysz objawy, a nie prawdziwą przyczynę choroby. Jako zewnętrzny konsultant wnoszę trzy kluczowe wartości, których nie ma Twój zespół:
OBIEKTYWNE SPOJRZENIE Z ZEWNĄTRZ
Nie jestem obciążony wewnętrzną polityką, historią projektu ani emocjonalnym przywiązaniem do obecnych rozwiązań. Moja diagnoza jest bezstronna i skupiona wyłącznie na efektywności i dobrych praktykach.
DOŚWIADCZENIE Z INNYCH WDROŻEŃ
Widziałem dziesiątki wdrożeń CRM – tych udanych i tych zakończonych spektakularną porażką. Wiem, jakie błędy popełniają inni i jakie rozwiązania sprawdzają się w praktyce w firmach takich jak Twoja. Przynoszę gotowe, sprawdzone wzorce, których nie znajdziesz w instrukcji obsługi.
KLĄTWA WIEDZY
Twój zespół jest często zbyt blisko problemu, aby zobaczyć oczywiste rozwiązanie. Przyzwyczaili się do obejść i "tak po prostu jest". Ja przychodzę ze świeżym spojrzeniem i zadaję fundamentalne pytanie: "Dlaczego robicie to w ten sposób?".
Samodzielna naprawa często kończy się wieloma godzinami pracy najlepszych ludzi, rosnącą frustracją zespołu i powrotem do punktu wyjścia za kilka miesięcy. Profesjonalny audyt to szybsza, tańsza i znacznie skuteczniejsza droga do trwałego rozwiązania problemu.
DLACZEGO WARTO MNIE POWIERZYĆ AUDYT SYSTEMU CRM?
Ponieważ problem z CRM rzadko kiedy jest problemem czysto technicznym. Prawie zawsze jest to problem biznesowy – problem ze strategią, procesem sprzedaży lub zarządzaniem. Ja nie jestem informatykiem, który „wyklikuje” ustawienia. Jestem praktykiem i konsultantem sprzedaży z ponad 8-letnim doświadczeniem w B2B.
Przez lata budowałem i zarządzałem zespołami sprzedaży, które korzystały z CRM-ów. Wiem, co działa w okopach, a co jest tylko ładnie wyglądającą funkcją w cenniku. Rozumiem, jak powinien wyglądać efektywny, powtarzalny proces sprzedaży i potrafię przełożyć tę wiedzę na język technologii. Patrzę na Twój CRM oczami stratega i sprzedawcy, a nie programisty. Moim celem nie jest „naprawienie aplikacji”, ale sprawienie, by Twoja firma zaczęła dzięki niej więcej i mądrzej sprzedawać. I to jest fundamentalna różnica.
NAJCZĘSTRZE PYTANIA
I ODPOWIEDZI (FAQ)
SKONTAKTUJ SIĘ
ZE MNĄ
Nie jesteś pewien, czy audyt jest dla Ciebie? Masz wdrożony CRM i czujesz, że coś jest nie tak, ale nie potrafisz tego nazwać? Zacznijmy od krótkiej, niezobowiązującej rozmowy, która nic Cię nie kosztuje.
Umów się na bezpłatną, 30-minutową konsultację diagnostyczną.
Podczas tej rozmowy:
1. Opowiesz mi o 2-3 największych problemach i frustracjach związanych z Twoim obecnym CRM.
2. Ja zadam kilka kluczowych, precyzyjnych pytań, które pomogą mi wstępnie ocenić naturę problemu.
3. Powiem Ci szczerze, czy i jak audyt może rozwiązać Twoje problemy. Otrzymasz przynajmniej jedną wartościową wskazówkę, niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na współpracę.
Zero presji, zero sprzedażowej gadki. Czysta, merytoryczna diagnoza i konkret.