Arkadiusz Zdziebko | wsparcie w sprzedaży i marketingu B2B dla firm usługowych
Cześć! W dzisiejszym artykule dowiesz się:
-o możliwych problemach w trakcie podpisywania umowy z Klientem oraz kilku zasadach, dzięki którym cały proces powinien pójść sprawniej.
Dla kogo ten tekst:
– dla handlowców B2B pracujących na długich procesach sprzedażowych,
-dla właścicieli usługowych firm B2B, którzy zajmują się bezpośrednio sprzedażą,
Czas potrzebny na przeczytanie: ok. 5 minut! 🙂
Do dzieła! 👇
Proces podpisywania umowy w B2B w wielu sytuacjach może być naprawdę…irytujący.
Niejednokrotnie spotkałem się z sytuacjami, gdzie:
Proces podpisywania umowy trwał dłużej niż wcześniejsze etapy sprzedażowe.
Podpisywanie umowy przeciągnęło się tak, że zespół wykonawczy nie był już dostępny (przesunął się możliwy start projektu, a to znowu ma wpływ na cały harmonogram oraz…deadline!😱).
Prawnicy po dwóch stronach nie byli w stanie dogadać się pod względem kwestii prawnych (często śmialiśmy się, że każdy prawnik miał chyba inny system nauczania 🙂).
Prawnicy nie byli w stanie zrozumieć ustalonych warunków biznesowych oraz metodologii prowadzenia projektu (zwłaszcza w metodykach zwinnych oraz rozliczeniu Time&Material).
Rozmowy o umowie potrafiły zatrzymać całkowicie sprzedaż danej usługi.
Na etapie umowy pojawiły się nowe okoliczności biznesowe, o których wcześniej nie było mowy i należało cofnąć się o kilka etapów wstecz.
I wtedy zaczyna się problem, bo:
Straciliśmy mnóstwo czasu (swojego oraz zespołu) na wcześniejszych etapach, którego już nie odzyskamy.
Projekt był uwzględniony w przychodach oraz obłożeniu zasobów ludzkich.
Konsekwencją powyższego jest to, że musimy szukać na szybko innego projektu dla naszego zespołu, bo inaczej grozi nam….ławeczka!
I uwaga….wydaliśmy już prowizję za sprzedaż tego deala 😎
(tu nieco z przymrużeniem oka, jednak takie sytuacje serio się zdarzały/zdarzają 🙂
Prosta sprawa, że nikt nie chce doświadczać powyższych sytuacji. Co zatem robić, aby usprawnić cały proces?
Poniżej kilka prostych, ale skutecznych zasad 👇
Staraj się odpowiednio wcześniej przedstawić Klientowi swój draft umowy, aby mógł się z nim zapoznać oraz przekazać go do osób odpowiedzialnych za kwestie prawne.
Jeśli warunkiem Klienta jest jego draft umowy, również w miarę szybko się z nim zapoznaj. Możliwe, że są
w nim jakieś elementy, na które zgodzić się nie możecie i dyskwalifikują one Wasze dalsze rozmowy.
Bądź już teraz możecie je negocjować.
Wytłumacz Klientowi, jak wygląda proces po Twojej stronie. Jakie elementy są np. negocjowalne, a jakie nie. Umowa powinna być dostosowana do rodzaju oraz specyfiki sprzedawanego projektu, dlatego może
(a nawet powinna) zawierać specyficzne elementy, których Klient może nie rozumieć.
Dowiedz się, jak wygląda proces po stronie Klienta:
– Kto w nim uczestniczy.
– Czy Klient i jego organizacja ma jakieś dodatkowe, specyficzne wymagania (np. wymagane ubezpieczenie).
– Jak będą dostępni prawnicy ze strony Klienta.
– Warto też dopytać o wcześniejsze historie podpisywania umowy z firmami o podobnej specyfice.
Skonfrontuj następnie te elementy ze swoim procesem i sprawdź, gdzie są wąskie gardła oraz je rozwiązać. Oczy szeroko otwarte 🙂
W pierwszej kolejności ustal oraz potwierdź z Klientem wszelkie kwestie biznesowe związane ze sprzedawaną usługą. Jeśli na tym etapie nie trzeba, to nie angażuj dodatkowych osób np. prawników.
Ustal z Klientem, w jakim terminie zobowiązujecie się zamknąć proces. Dzięki temu będziecie mieć większą mobilizację, aby sprawy przesuwać do przodu.
*Jeśli w umowie masz wpisany konkretny deadline realizacji projektu, to istotne, aby informować
i uświadamiać Klienta, że wszelkie opóźnienia mają wpływ na pozostałe terminy tj. termin rozpoczęcia oraz zakończenia projektu. Wbrew pozorom, nie zawsze jest to jasne.
Idealnie, aby nad umową pracować w trybie online wraz ze śledzeniem zmian. Nie robić tego na raty, tylko całościowo. Tzn. jeśli Klient zastosował 5 nowych zmian, to nie siadaj do tego między callami poprawiając jedną z nich, a za jakiś czas następne. Staraj się, aby była to praca od deski do deski. Wtedy masz w pełni obraz, co się dzieje w umowie i omijasz sytuacje typu “a ten zapis skąd się wział?” 🙂
Dla kwestii, które wymagają prawników po obu stronach oraz ich “konfrontacji”, zorganizuj spotkanie online wraz z wcześniej przygotowaną listą zagadnień do omówienia. Staraj się na początku spotkania informować, jaki jest oczekiwany jego rezultat, aby każdy z uczestników do niego dążył.
*Takie rozmowy potrafią się strasznie przeciągać. Dlatego staraj się być moderatorem takich spotkań i pchać ten wózek do przodu 🙂
W odpowiednim momencie dobrze jest zaangażować kogoś z zespołu wykonawczego. Może być to np. Project Manager. Ktoś, kto będzie koordynował prace nad projektem. Zwłaszcza jeśli na etapie umowy pojawiają się zmiany w zakresie.
Benefitem tego jest:
– Osoby z dwóch stron zespołów, są w stanie lepiej się poznać jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
– Osoba prowadząca projekt widzi, na co zwrócić szczególną uwagę w trakcie jego realizacji względem umowy.
– Dzięki powyższym PM oraz zespół ma łatwiejszy start w projekt.
(oczywiście, o ile jest możliwość zaangażowania takiej osoby)
Ostatni punkt, jaki przychodzi mi do głowy to… zespół dobrych prawników.
Mam na myśli doświadczonych oraz chcących szybko domykać sprawy.
*Kiedyś miałem okazję zamykać projekt, gdzie po naszej stronie mieliśmy świetną kancelarię. Po stronie Klienta pojawili się prawnicy, którzy byli zatrudnieni tam etatowo i kompletnie nie mieli doświadczenia w IT. Momentami wyglądało to jak świetny kabaret 🙂
I muszę przyznać, że gdyby nie nasza kancelaria to nie podpisalibyśmy tej umowy…głównie z powodu frustracji.
Oczywiście, poszczególne zasady będą miały różne zastosowanie w zależności od tego, z jakim rodzajem firmy współpracujemy oraz jaki rodzaj umowy podpisujemy. Głęboko jednak wierzę, że wspomniane zasady są w stanie poprawić skuteczność i szybkość tego procesu.
Wczesne rozmowy o umowie oraz specyficznych warunkach są w stanie pokazać nam, czy nie będzie blokerów przed jej podpisaniem.
Dopóki umowa nie jest podpisana i nie ma zapłaconej zaliczki, projektu NIE MA! To jest fakt i należy z ostrożnością brać to pod uwagę w predykcjach przychodów oraz planowaniu zasobów.
Większość trudnych sytuacji negocjacyjnych i spornych przy umowach, da się rozwiązać odpowiednim procesem oraz podejściem.
Możliwe, że na etapie umowy pojawią się nowe warunki oraz wymagania. Wtedy należy ponownie zweryfikować, czy nie ma to wpływu na inne elementy. Jeśli tak, trzeba się cofnąć i NIE patrzeć na to, że “musimy podpisać tę umowę, bo już jesteśmy blisko”. Podpisana umowa na wariackich papierach może przynieść nam więcej zagrożeń, niż korzyści.
Dobry partner w postaci prawnika/kancelarii jest w stanie znacznie usprawnić cały proces. Firmy, zwłaszcza te mniej doświadczone trochę przymykają oko na te kwestie. I wszystko jest dobrze, jak jest dobrze. Warto z czasem zadbać o ten obszar, aby umowa przy złych czasach nie “wbija nam gwoździa w plecy”.
