Jak wdrożyć Pipedrive krok po kroku?

Pipedrive ma opinię jednego z najprostszych systemów CRM i słusznie. Konto zakładasz w kilka minut, a pierwszy lejek sprzedaży ustawiasz w godzinę. Właśnie dlatego wiele firm B2B zaczyna wdrożenie od klikania w ustawieniach. Po kilku miesiącach okazuje się jednak, że system jest pełen kontaktów i szans sprzedaży, ale nikt nie wie, co się z nimi dzieje, a handlowcy uzupełniają go w piątek po południu, z pamięci. W tym artykule opisuję wdrożenie Pipedrive krok po kroku, od przygotowania aż do pierwszego miesiąca pracy zespołu, w takiej kolejności, w jakiej prowadzę wdrożenia CRM Pipedrive u klientów. Dowiesz się też, kiedy możesz zrobić to samodzielnie.

Czym jest wdrożenie Pipedrive?

Pipedrive to CRM dla firm, które sprzedają przez rozmowy z klientami i chcą mieć porządek w szansach sprzedaży. Pipedrive oferuje wszystko, czego na co dzień potrzebuje handlowiec: przejrzysty lejek sprzedażowy, listę zadań na każdy dzień, synchronizację poczty e-mail i kalendarza, automatyzacje i raporty. Te kluczowe funkcje Pipedrive działają jednak tylko wtedy, gdy dane w CRM są aktualne, a zespół wie, po co z nich korzysta.

Dlatego wdrożenie Pipedrive CRM to coś więcej niż implementacja Pipedrive od strony technicznej. Obejmuje rozpisanie procesu sprzedaży, konfigurację, migrację danych, integracje z innymi narzędziami, szkolenie zespołu i opiekę w pierwszych tygodniach. Każdy system CRM ma wspierać zarządzanie relacjami z klientami i codzienną pracę handlowców, więc samo ustawienie pól to najkrótsza część projektu. Dlatego wdrożenie systemu Pipedrive, tak jak każde wdrożenie systemu CRM, zaczynam od przygotowania, a ustawienia przychodzą później.

Jak przygotować się do wdrożenia Pipedrive?

Przygotowanie to część, którą firmy najczęściej pomijają, bo nie widać w nim postępu w systemie. To jednak od niego zależy, czy Pipedrive będzie pasował do Twojej sprzedaży, czy zespół będzie musiał dopasowywać się do przypadkowych ustawień.

Pierwszy CRM czy przejście z innego systemu: co to zmienia?

Zanim zaczniesz planować, warto nazwać sytuację, w której jest firma, bo od niej zależy przebieg całego wdrożenia.

Jeśli firma wdraża pierwszy CRM, dane o klientach są zwykle rozproszone w arkuszach, skrzynkach mailowych i notatkach handlowców. Samo przeniesienie ich do Pipedrive nie jest trudne. Trudniejsze jest to, że zespół pierwszy raz ma zapisywać swoją pracę w jednym miejscu. Dlatego przy pierwszym wdrożeniu najwięcej uwagi poświęcam temu, żeby system od pierwszego dnia ułatwiał handlowcom pracę, na przykład sam zapisywał maile i podpowiadał, do kogo trzeba dziś zadzwonić.

Jeśli firma przechodzi z innego systemu, dochodzi migracja danych i historii kontaktów. Zanim jednak zaczniesz ją planować, dobrze jest odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego poprzedni system CRM się nie sprawdził. Jeśli powodem były źle ustawione etapy albo brak zasad pracy, nowe narzędzie samo tego nie naprawi i te same problemy przejdą do Pipedrive. Przy migracji trzeba też ustalić, które dane przenosisz, jak pola ze starego systemu odpowiadają polom w Pipedrive i od którego dnia nowy system zastępuje stary, a zespół przechodzi do systemu CRM Pipedrive na stałe. Im krócej oba systemy działają równolegle, tym lepiej, bo przy dwóch miejscach na te same dane szybko przestaje być wiadomo, gdzie jest aktualna wersja.

Jest też trzecia, bardzo częsta sytuacja: Pipedrive już jest w firmie, ale nikt z niego nie korzysta. Wtedy wdrożenie zaczyna się od przeglądu obecnych ustawień i danych, czyli od audytu CRM. Trzeba też liczyć się z tym, że zespół podchodzi do systemu z rezerwą, bo raz już się nie sprawdził.

Czego firma potrzebuje od systemu CRM?

Zanim otworzysz ustawienia, dobrze jest wiedzieć, co ma się zmienić w firmie po wdrożeniu. Najłatwiej zapisać to w postaci konkretnych celów biznesowych, najlepiej mierzalnych: szybsza odpowiedź na zapytania, mniej szans sprzedaży, o których nikt nie pamięta, prognoza, na której można polegać, albo krótszy czas przygotowania oferty.

Warto też ustalić, kto będzie korzystał z Pipedrive i do czego. Handlowcy potrzebują planu dnia i historii rozmów z klientem. Menedżer albo właściciel chce widzieć stan lejka i wyniki zespołu. Dział realizacji potrzebuje informacji o kliencie po podpisaniu umowy, a marketing chce wiedzieć, z których kampanii marketingowych przychodzą zapytania kończące się sprzedażą. Z tych rozmów powstaje krótka lista wymagań, podzielona na to, co musi działać od pierwszego dnia, i to, co może poczekać. Taka lista bardzo się przydaje później, gdy trzeba zdecydować, które pola dodać, jakie automatyzacje ustawić i który plan Pipedrive wybrać.

Jedna uwaga. Jeśli głównym powodem wdrożenia jest to, żeby wreszcie widzieć, co robią handlowcy, zespół szybko to wyczuje. Potraktuje system jak narzędzie kontroli i będzie go uzupełniał tak, żeby dobrze wyglądać w statystykach. Efekt jest odwrotny od zamierzonego, bo w systemie lądują ładne, ale nieprawdziwe dane.

Jak dziś pracuje Twój zespół sprzedaży?

Pipedrive ma odwzorować to, jak zespół naprawdę sprzedaje. Prezentacja dla zarządu często pokazuje zupełnie inny obraz. Dlatego przed konfiguracją warto sprawdzić codzienną pracę zespołu sprzedaży.

W praktyce oznacza to rozmowę z każdym handlowcem i, jeśli to możliwe, przesłuchanie kilku rozmów z klientami. Bardzo dużo mówi też przejrzenie kilku ostatnich szans sprzedaży, zarówno wygranych, jak i przegranych, od pierwszego kontaktu do końca. Przy okazji sprawdzasz, skąd przychodzą zapytania i na jakie skrzynki trafiają, jak handlowcy kontaktują się z klientami, gdzie zapisują ustalenia, kto przygotowuje oferty, co dzieje się z klientem po podpisaniu umowy i ile szans prowadzi jedna osoba.

Taka analiza prawie zawsze pokazuje, że każdy handlowiec pracuje trochę inaczej. Przed wdrożeniem to dobra informacja, bo właśnie teraz można ustalić wspólny sposób pracy i zapisać go w systemie. Jeśli wolisz, żeby taką analizę zrobił ktoś z zewnątrz, obejmuje ją audyt sprzedaży.

Jak przygotować zespół na zmianę?

Zespół sprzedażowy powinien dowiedzieć się o wdrożeniu na długo przed szkoleniem. Wyjaśnij, po co firma wprowadza Pipedrive i co każdy handlowiec będzie z tego miał: mniej przepisywania danych, maile zapisujące się automatycznie, jasną listę zadań na każdy dzień. Jeśli handlowcy usłyszą o CRM dopiero w dniu startu, pierwsze tygodnie zejdą na przekonywanie ich do systemu, a nie na pracę w nim.

Dobrze też zaprosić do przygotowań jednego lub dwóch handlowców, najlepiej tych, których zdanie liczy się w zespole. Znają codzienne problemy, więc szybko wychwycą etapy albo pola, które dobrze wyglądają na papierze, ale przeszkadzałyby w pracy. Później to oni najczęściej pomagają kolegom oswoić się z systemem.

Jak rozpisać proces sprzedaży przed konfiguracją?

Na podstawie tego, czego dowiesz się o pracy zespołu, rozpisujesz etapy sprzedaży, które trafią do Pipedrive. Najważniejsza zasada jest taka, że etap opisuje to, co zrobił klient, a nie to, co zrobił handlowiec. „Wysłana oferta” mówi tylko, że handlowiec wykonał swoją pracę. „Klient potwierdził zakres i termin” mówi, że klient zbliżył się do decyzji, i to właśnie chcesz widzieć w lejku. Do każdego etapu warto dopisać warunek, który musi zostać spełniony, żeby szansa przeszła dalej (więcej o tym piszę we wpisie o etapach procesu sprzedaży):

Etap w Pipedrive	Co musi się wydarzyć, żeby szansa przeszła dalej
1. Klient opisał problem	Umówione spotkanie z datą
2. Znamy potrzeby i osoby decyzyjne	Znamy budżet, termin i wiemy, kto podpisuje
3. Klient zaakceptował koncepcję	Klient potwierdził mailem zakres rozwiązania
4. Oferta u klienta	Ustalony termin omówienia oferty
5. Negocjacje	Uzgodnione warunki i wzór umowy
6. Umowa podpisana	Szansa wygrana, przekazanie do realizacji

Gotowe etapy lejka z szablonu Pipedrive dobrze sprawdzają się na próbę, ale rzadko pasują do tego, jak kupują Twoi klienci, więc nie warto ich zostawiać na stałe.

U moich klientów potrzeby, analizę pracy zespołu i proces sprzedaży omawiamy na jednym, całodniowym warsztacie. Wychodzi z niego projekt lejka, lista danych, które będziemy zbierać, i lista wymagań, zanim cokolwiek zostanie ustawione w systemie.

Kto prowadzi wdrożenie i jaki plan Pipedrive wybrać?

Każda firma potrzebuje jednej osoby, która zna sprzedaż i ma czas na ten projekt, najczęściej właściciel albo szef sprzedaży. To ona zatwierdza etapy, pola i kształt procesów w Pipedrive, a po starcie pilnuje, żeby zespół trzymał się ustaleń.

Plan Pipedrive najlepiej dobrać do listy wymagań. Najdroższy plan „na wszelki wypadek” zwykle oznacza płacenie za funkcje, których nikt nie włączy. Automatyzacja pracy i pełna synchronizacja poczty są dostępne od planu Growth, a pola wymagane przy przejściu do kolejnego etapu od planu Premium. Większości małych zespołów na początek wystarcza Growth.

Jak skonfigurować Pipedrive?

Gdy przygotowanie jest za Tobą, sama konfiguracja idzie szybko, bo wiadomo już, co i po co ustawiasz.

Konfiguracja Pipedrive: lejek, pola i uprawnienia

Etapy przenosisz do Pipedrive i decydujesz, które zapytania w ogóle trafiają do lejka. Potencjalni klienci, którzy dopiero zapytali o cenę, nie są jeszcze szansą sprzedaży. Takie kontakty lepiej trzymać w skrzynce leadów i przenosić do lejka dopiero wtedy, gdy wiadomo, że mają problem, który rozwiązujesz, budżet i osobę, która podejmie decyzję. Dzięki temu lejek pokazuje tylko firmy, które naprawdę kupują. Tego, jak szybko sprawdzić to w rozmowie, uczę na szkoleniu z kwalifikacji leadów.

Z polami warto być oszczędnym. Przy każdym polu dobrze zadać sobie pytanie, kto i do czego będzie z niego korzystał. Każde zbędne pole to dodatkowa praca dla handlowca i kolejny powód, żeby odłożyć uzupełnianie systemu na później. Przy okazji ustalasz, kto co widzi. W małym zespole wszyscy zwykle widzą wszystko, a przy większej liczbie handlowców albo pracy z partnerami można ograniczyć widoczność szans do opiekuna i jego przełożonego.

Migracja danych do Pipedrive

Przeniesienie danych to dobry moment na porządki. Przed importem usuń duplikaty firm i osób, przypisz każdej firmie opiekuna, a szanse, przy których od miesięcy nic się nie dzieje, zamknij jako przegrane z podaniem powodu. Jeśli klient kiedyś wróci, otworzysz nową szansę, a lejek od pierwszego dnia będzie pokazywał prawdziwy obraz sprzedaży.

Dane z Excela albo Arkuszy Google importujesz bezpośrednio do Pipedrive, przypisując kolumny do odpowiednich pól. Przy przejściu z innego CRM możesz skorzystać z narzędzia Import2, które poleca Pipedrive. Przenosi dane z HubSpota, Salesforce’a, Zoho i około 40 innych systemów, jest bezpłatne do miliona rekordów, a migracja trwa zwykle około doby. Polskich systemów, takich jak Livespace czy Bitrix24, na tej liście nie ma, więc z nich dane eksportujesz do pliku i importujesz jak zwykły arkusz. W każdym przypadku warto zacząć od próby na kilkunastu rekordach i sprawdzić, czy firmy, osoby i szanse poprawnie się ze sobą połączyły.

Integracje Pipedrive z innymi narzędziami

Podłączenie skrzynek i kalendarzy handlowców to pierwsza i najważniejsza integracja: wiadomości e-mail i spotkania zapisują się wtedy przy właściwej szansie bez przepisywania. To jedna z rzeczy, które najbardziej odciążają zespół, więc warto zrobić ją na samym początku. Formularz ze strony łączysz tak, żeby zapytania trafiały prosto do Pipedrive. Jeśli zapytań jest dużo, można pójść krok dalej i przygotowywać odpowiedzi na nie z pomocą AI, o czym piszę przy automatycznych odpowiedziach mailowych.

Pozostałe integracje zależą od tego, jak pracuje firma: telefonia, podpis elektroniczny, program do faktur. Pipedrive nie ma wbudowanego połączenia z polskimi programami do fakturowania, dlatego zwykle łączy się je przez narzędzia takie jak Make czy Zapier. Każda kolejna integracja to jednak dodatkowy element do utrzymania, więc warto podłączać tylko to, z czego zespół korzysta na co dzień. Jeśli handlowcy dużo jeżdżą do klientów, warto od razu zainstalować im aplikację mobilną. Notatka zapisana zaraz po spotkaniu jest dużo dokładniejsza niż ta uzupełniana wieczorem.

Automatyzacja i raporty

Na początek wystarczy automatyzacja kilku rzeczy, o których zespół najczęściej zapomina, na przykład zadanie tworzone po przejściu szansy na kolejny etap albo przypomnienie o kontakcie kilka dni po wysłaniu oferty. Kolejne dodajesz po miesiącu. Taka optymalizacja ma sens dopiero wtedy, gdy widać, gdzie zespół naprawdę traci czas. Wtedy często okazuje się, że najwięcej godzin zjada przygotowywanie ofert, i to jest dobre miejsce na automatyczne tworzenie ofert.

Podobnie z raportami. Na start wystarczy jeden pulpit z kilkoma liczbami: nowe szanse według źródła, przejścia między etapami, skuteczność, średnia długość sprzedaży i szanse bez zaplanowanego kolejnego kroku (więcej o tym, które liczby warto śledzić, piszę we wpisie o KPI w sprzedaży). Każdy z tych raportów powinien odpowiadać na którąś z potrzeb zapisanych w czasie przygotowania. Jeśli chcesz, żeby system sam codziennie wskazywał szanse wymagające uwagi, zobacz analizę wyników sprzedaży.

Zanim zespół zacznie pracować w systemie, osoba odpowiedzialna za wdrożenie powinna przejść przez gotowy system Pipedrive i sprawdzić każdy element konfiguracji systemu. U moich klientów to zwykle moment, w którym właściciel pierwszy raz widzi swoją sprzedaż rozpisaną na etapy i zgłasza jeszcze kilka drobnych poprawek.

Jak uruchomić Pipedrive w zespole?

Szkolenie zespołu na prawdziwych danych

Szkolenie Pipedrive najlepiej prowadzić na prawdziwych szansach sprzedaży. Handlowcy od razu widzą sprawy, które prowadzą na co dzień, więc pytania pojawiają się w trakcie szkolenia, zamiast tydzień po starcie. Warto przeszkolić osobno handlowców, z prowadzenia szans, notatek i planowania dnia, oraz osobno menedżera, z czytania pulpitu i prowadzenia cotygodniowego przeglądu lejka. Zwykle wystarczają na to około dwie godziny. Jeśli system wdrażał ktoś inny albo zmienił się skład zespołu, takie szkolenie z pracy w CRM można zrobić też osobno.

Zasady pracy w systemie

Dobrze ustawiony system to połowa sukcesu. Druga połowa to kilka prostych zasad, które zna cały zespół. Najważniejsza z nich mówi, że każda otwarta szansa ma zawsze zaplanowany kolejny krok. Pipedrive oznacza szanse bez zaplanowanej aktywności, więc od razu widać, gdzie czegoś brakuje. Warto też ustalić, ile prób kontaktu podejmuje handlowiec, zanim szansa trafi do przegranych, na przykład trzy telefony i mail w ciągu dwóch tygodni, oraz wybierać powody przegranej z gotowej listy, żeby po kwartale dało się je policzyć. W lejku powinni zostawać tylko klienci, którzy są w trakcie zakupu. Klient, który mówi „wróćmy do rozmowy za pół roku”, to dobry kontakt na przyszłość, ale nie dzisiejsza szansa sprzedaży.

Pierwsze 30 dni

Pierwszy miesiąc pokazuje, czy wdrożenie się przyjmie. Dlatego w moich projektach jest on częścią wdrożenia i zespół nie zostaje z systemem sam. Raz w tygodniu warto sprawdzić, czy zespół traktuje Pipedrive jako narzędzie do planowania pracy: czy każda szansa ma zaplanowany kolejny krok, czy notatki powstają w dniu rozmowy i czy nowe zapytania trafiają do systemu. Po miesiącu dobrze wrócić do listy potrzeb spisanej przy przygotowaniu wdrożenia i sprawdzić, co już działa, a co trzeba poprawić. Jeśli nikt w firmie nie ma czasu, żeby co tydzień przeglądać lejek z zespołem, może to przejąć doradztwo w sprzedaży.

Jak wygląda sytuacja, gdy tego zabraknie? U jednego z klientów, który miał Pipedrive od kilku miesięcy, tylko kilka procent otwartych szans miało zaplanowany kolejny krok, a zaległych zadań było ponad sto pięćdziesiąt. System był, ale zespół nie planował w nim swojej pracy.

Jak wygląda wdrożenie Pipedrive w praktyce?

Tak wyglądają kolejne tygodnie wdrożenia Pipedrive w firmie, które prowadzę. Podobny przebieg ma większość wdrożeń Pipedrive dla firm z kilkuosobowym zespołem handlowym:

Kiedy	Co się dzieje	Co masz na koniec
Przed startem	Bezpłatna rozmowa (30 minut): jaka jest sytuacja w firmie i czy Pipedrive to dobry wybór	Decyzja, czy i jak wdrażać
Tydzień 1	Warsztat: potrzeby, praca zespołu, proces sprzedaży	Projekt lejka i lista wymagań
Tydzień 2–3	Konfiguracja, integracja poczty i kalendarza, formularze, raporty	System gotowy do akceptacji
Tydzień 3–4	Przeniesienie danych i szkolenia	Zespół pracuje tylko w Pipedrive
Tydzień 5–8	Pierwszy miesiąc pracy z opieką	W systemie zostaje to, z czego zespół korzysta

Po stronie firmy to jeden dzień warsztatu, dwie, trzy godziny na przeglądy i decyzje w trakcie konfiguracji oraz około dwóch godzin szkoleń. Przy samodzielnym wdrożeniu kolejność jest taka sama, tylko wszystkie kroki wykonujesz sam i zwykle zajmują więcej czasu.

Jakie błędy przy wdrażaniu Pipedrive zdarzają się najczęściej?

Najczęstszy błąd to rozpoczęcie od konfiguracji bez przygotowania. Etapy powstają w godzinę na podstawie szablonu, a potem nikt nie wie, kiedy przesunąć szansę dalej. Podobnie jest przy migracji bez odpowiedzi na pytanie, dlaczego poprzedni system się nie sprawdził, bo wtedy stare problemy w procesach sprzedażowych po prostu przechodzą do nowego systemu.

Często zdarza się też zbyt wiele pól na start. Formularz szansy z dwudziestoma polami szybko zniechęca handlowców do uzupełniania systemu. Problemem bywa również przeniesienie całej starej bazy razem z szansami, przy których od dawna nic się nie dzieje, przez co prognoza od pierwszego dnia pokazuje nieprawdziwy obraz.

Ostatnie dwa błędy dotyczą ludzi. Jeśli po stronie firmy nikt nie odpowiada za wdrożenie, po miesiącu każdy handlowiec pracuje po swojemu, tylko w nowym narzędziu. A jeśli całe szkolenie odbywa się w dniu startu, pytania pojawiają się tydzień później, gdy nie ma już kogo zapytać.

Czy da się wdrożyć Pipedrive samemu?

Pipedrive to proste narzędzie, więc samodzielne wdrożenie ma sens, gdy mała firma wdraża pierwszy CRM, proces sprzedaży jest spisany i cały zespół sprzedaje w podobny sposób, w systemie będzie pracować od jednej do trzech osób, a dane są w jednym arkuszu. Potrzebujesz też kogoś, kto znajdzie kilka dni na konfigurację i przez pierwszy miesiąc będzie pilnował zasad. W takiej sytuacji ten artykuł i okres próbny wystarczą, żeby zacząć. Standardowo Pipedrive daje 14 dni, ale z mojego linku partnerskiego przetestujesz Pipedrive przez 30 dni, a to wystarczy, żeby sprawdzić system na prawdziwych zapytaniach.

Pomoc z zewnątrz przy prowadzeniu wdrożenia przydaje się wtedy, gdy każdy handlowiec sprzedaje po swojemu i proces trzeba dopiero ułożyć, gdy przenosisz dane z innego CRM razem z historią kontaktów, gdy potrzebujesz kilku lejków, na przykład osobno dla nowej sprzedaży, obecnych klientów i przetargów, albo gdy Pipedrive raz już został wdrożony i się nie przyjął.

Jeśli rozważasz wdrożenie z konsultantem, sprawdź, ile kosztuje wdrożenie Pipedrive, co dokładnie wchodzi w jego zakres i jak wybrać partnera Pipedrive. Jeśli masz już Pipedrive, ale nie działa tak, jak powinien, dobrym początkiem będzie audyt CRM.

Podsumowanie

• O sukcesie wdrożenia decyduje przygotowanie. Zaplanuj wdrożenie pod swoją sytuację (pierwszy CRM, migracja albo ponowne wdrożenie), zapisz potrzeby firmy, poznaj codzienną pracę zespołu i rozpisz proces sprzedaży.
• Konfiguruj pod konkretne potrzeby. Mniej pól, uporządkowane dane i tylko te integracje, z których zespół korzysta na co dzień.
• Pilnuj pierwszego miesiąca. Wtedy Pipedrive staje się dla handlowców planem pracy, a nie drogą książką telefoniczną.

Chcesz przejść przez wdrożenie razem ze mną? Zobacz, jak wygląda wdrożenie CRM Pipedrive, albo umów bezpłatną rozmowę. W 30 minut sprawdzimy, jak wygląda sytuacja w Twojej firmie i czy wystarczy samodzielne wdrożenie.