Automatyczne tworzenie ofert
Handlowiec ustala z klientem potrzeby, a system składa z tego wartościową ofertę: z wyceną według Twojego cennika, produktami z Twojego katalogu i opisem tego, co klient zyska. Bez ręcznego składania dokumentów w PowerPoincie i przepisywania danych.
W skrócie
System składa ofertę z zapytania, ustaleń z rozmowy i Twojego cennika, a handlowiec tylko ją sprawdza i wysyła. Wdrożenie trwa dwa do trzech tygodni, ze stałą ceną i terminem ustalonymi przed startem.
- ·Przy powtarzalnych produktach oferta może wyjść tego samego dnia, także gdy zapytań przychodzi kilkadziesiąt naraz.
- ·Ceny liczone są według Twojego cennika. Jeśli w zapytaniu brakuje danych, system dopyta klienta, zamiast zgadywać.
- ·Oferta wychodzi jako PDF z gotowym mailem albo jako strona, którą klient otwiera jednym kliknięciem.
- ·Nie masz spisanych zasad wyceny? Najpierw je uporządkujemy.
Czym jest automatyczne tworzenie ofert?
Automatyczne tworzenie ofert, nazywane też automatycznym generowaniem ofert, to rozwiązanie, które na podstawie ustaleń handlowca z klientem przygotowuje gotową ofertę handlową: dobiera produkty i usługi, liczy wycenę według Twojego cennika, opisuje, co klient zyska, i składa dokument w wyglądzie Twojej firmy.
Handlowiec nie składa oferty z kawałków starych dokumentów. Decyduje o zakresie i rabatach, a pracę przy dokumencie wykonuje system. Dzięki temu ma więcej czasu, żeby oferta była dopasowana do klienta, a nie tylko szybka.
To nie jest kolejny program, do którego trzeba się logować. Oferta powstaje w CRM, w którym zespół już pracuje, na przykład w Pipedrive, Livespace albo Bitrix24.
Na co możesz liczyć: ceny w ofercie zawsze pochodzą z Twojego cennika, bo AI ich nie wymyśla. Jeśli w zapytaniu brakuje danych, system dopyta klienta, zamiast zgadywać. Oferta trafia do klienta dopiero po akceptacji Twojego pracownika, jeśli tak to ustawimy. A jeśli nie masz spisanych zasad wyceny, najpierw je uporządkujemy.
Kiedy warto zautomatyzować ofertowanie?
W tych pięciu sytuacjach automatyzacja ofert zwraca się najszybciej.
Oferta wychodzi po dwóch dniach
Zapytanie czeka, bo handlowiec kończy inne sprawy. W tym czasie klient dostaje ofertę od konkurencji i to ją czyta jako pierwszą.
Każda oferta wygląda inaczej
Jeden handlowiec wysyła trzy zdania i cenę, drugi dziesięć stron. Klient widzi inną firmę w zależności od tego, kto akurat odpisał.
Połowa zapytań jest niekompletna
Brakuje terminu, liczby sztuk albo danych do faktury. Zanim powstanie wycena, trzeba wymienić kilka maili.
Handlowiec godzinami składa dokumenty
Kopiuje stare oferty, szuka cen w Excelu i parametrów w katalogu. To czas, który mógłby spędzić na rozmowach z klientami.
Nikt nie wie, co dzieje się z wysłanymi ofertami
Oferta poszła i zapadła cisza. O przypomnieniu pamiętają nieliczni, więc część klientów po prostu odpływa.
Rozpoznajesz swoją firmę?
Umów bezpłatną rozmowę →Trzy sposoby ofertowania, które automatyzujemy
Firmy przygotowują oferty na różne sposoby. Rozwiązanie ustawiamy pod ten, który jest u Ciebie, a często łączymy kilka.
Szybka oferta z zapytania
Ten sposób sprawdza się przy prostych, powtarzalnych produktach z jasnym cennikiem, na przykład w hurcie. Klient pyta o ilość i termin, system liczy cenę i przygotowuje ofertę do sprawdzenia jeszcze tego samego dnia.
Oferta po badaniu potrzeb
Ten sposób sprawdza się przy usługach i projektach, w których zakres ustala się na rozmowie. Handlowiec zapisuje ustalenia, a system składa ofertę z opisem sytuacji klienta, proponowanym rozwiązaniem i uzasadnieniem wartości.
Oferta techniczna z wielu elementów
Ten sposób sprawdza się w branżach technicznych, w których oferta składa się z dziesiątek produktów i parametrów. Handlowiec wybiera konfigurację, a system pobiera dane z katalogu produktów albo systemu PIM (bazy z opisami i parametrami produktów), liczy cenę i składa gotowy dokument ze specyfikacją.
Jak to działa krok po kroku
Ustalenia z klientem
Handlowiec ustala z klientem potrzeby i zakres. System zbiera dane z maila, formularza albo notatki ze spotkania i zapisuje je w CRM bez przepisywania.
Sprawdzenie, czego brakuje
Jeśli brakuje terminu, ilości albo innych danych do wyceny, system przygotowuje jeden mail z pytaniami do klienta.
Wycena
Cena liczy się według Twojego cennika i ustalonych zasad: rabatów, dopłat i kosztów dostawy. Produkty i ich parametry system pobiera z katalogu albo systemu PIM. Nietypowe pozycje zostawia do decyzji handlowca.
Gotowa oferta
Powstaje dokument w wyglądzie Twojej firmy, jako PDF albo strona internetowa z ofertą. Do tego mail do klienta napisany tak, jak zwykle pisze Twój zespół.
Akceptacja i wysyłka
Handlowiec sprawdza ofertę, poprawia ją, jeśli trzeba, i wysyła z CRM. Cała historia zostaje przy kliencie.
Przypomnienia
Gdy klient milczy, system przypomina handlowcowi o kontakcie i podsuwa gotową wiadomość.
Ile pracy zostaje po stronie handlowca?
Handlowiec ustala zakres z klientem i sprawdza gotową ofertę. Nie składa jej z kawałków w PowerPoincie i nie przepisuje danych z cennika ani katalogu. Oszczędza w ten sposób godziny, a przy ofertach technicznych nawet dni.
Jak wygląda oferta, którą dostaje Twój klient
Zaczyna się od klienta
Pierwsza strona mówi o sytuacji i celach klienta, a nie o historii Twojej firmy. Klient od razu widzi, że ktoś go wysłuchał.
Jasna cena i uzasadnienie
Pozycje, ilości, rabaty i termin ważności są zebrane w czytelnej tabeli. Obok ceny oferta pokazuje, co klient zyska i dlaczego proponowany wariant ma dla niego sens.
Konkretny następny krok
Na końcu oferty jest jedno działanie: akceptacja, termin rozmowy albo prośba o dane do faktury.
Wygląd Twojej firmy
Oferta ma logo, kolory i układ z Twojego szablonu. Każda wygląda tak samo profesjonalnie, niezależnie od tego, kto ją przygotował.
Razem z ofertą handlowiec dostaje krótką notatkę: jakie założenia przyjęto, czego brakuje i o co warto zapytać przy omawianiu oferty. Klient jej nie widzi.
Oferta jako strona internetowa
Zamiast pliku w załączniku klient może dostać link do oferty. Otwiera ją w przeglądarce, na komputerze albo telefonie, i widzi wszystko na jednej stronie, w wyglądzie Twojej firmy.
Klient sam wybiera wariant
Może porównać pakiety albo zaznaczyć dodatkowe pozycje, a cena przelicza się od razu. Nie trzeba wysyłać kolejnej wersji oferty.
Akceptacja jednym kliknięciem
Pod ofertą jest przycisk akceptacji albo prośba o termin rozmowy. Decyzja od razu trafia do CRM.
Wiesz, kiedy klient ją czyta
System zapisuje, kiedy klient otworzył ofertę i do której części wracał. Handlowiec dzwoni wtedy, gdy klient ma ofertę świeżo w pamięci.
PDF zawsze pod ręką
Z tej samej strony klient może pobrać PDF, na przykład żeby przekazać ofertę zarządowi albo działowi zakupów.
W urzędach, uczelniach i dużych firmach pracownicy często nie mogą otwierać linków z maili. Wtedy system wysyła ofertę jako PDF w załączniku, a proces po stronie handlowca zostaje taki sam.
Dla jakich firm to rozwiązanie
Firmy produkcyjne
Wyceny zależą od nakładu, materiału i terminu. Przy powtarzalnych produktach oferta może wyjść tego samego dnia, a grafik czy technolog dostaje komplet danych do realizacji.
Firmy techniczne oraz projektowe
Oferta składa się z wielu urządzeń, komponentów i usług. Handlowiec wybiera konfigurację, a system pobiera produkty i parametry z katalogu albo PIM i składa specyfikację bez ręcznego przepisywania.
Hurtownie i dystrybucje
Klienci wysyłają dużo podobnych zapytań o ceny i dostępność. Oferty wychodzą tego samego dnia, także wtedy, gdy zapytań przychodzi kilkadziesiąt naraz.
Producenci oprogramowania
Oferty mają kilka wariantów licencji i okresów rozliczenia. Klient sam wybiera wariant na stronie z ofertą, a cena przelicza się od razu.
Agencje marketingowe / usługi profesjonalne
Oferta powstaje po rozmowie, z opisem sytuacji klienta i propozycją rozwiązania. Handlowiec nie składa jej od zera.
Twoja branża
Nie wypisaliśmy tu wszystkich branż. Najwięcej zyskują firmy, które wysyłają dużo podobnych ofert, oraz takie, w których przygotowanie jednej rozbudowanej oferty zajmuje handlowcowi godziny albo dni.
Chcesz zobaczyć, jak to wyglądałoby na Twoich zapytaniach? W 30 minut przejdziemy przez Twój proces ofertowania.
Umów bezpłatną rozmowę →Ile kosztuje automatyczne tworzenie ofert?
Wdrożenie kosztuje zwykle od kilku tysięcy złotych netto i trwa 2-3 tygodnie. Oferty techniczne połączone z systemem PIM wymagają zwykle 4-6 tygodni.
Cena zależy od:
Dokładną cenę poznasz po krótkiej rozmowie o Twoim sposobie ofertowania. Poza wdrożeniem zapłacisz za korzystanie z AI (zwykle kilkaset złotych miesięcznie przy tysiącu zapytań) i za licencję CRM. W ofercie wszystkie koszty dodatkowe są rozpisane, więc od początku znasz pełny koszt.
Ofertowanie ręczne czy automatyczne?
Szybkość nie zastąpi dobrej oferty. Dzięki automatyzacji handlowiec ma więcej czasu na to, co naprawdę przekonuje klienta: zrozumienie jego sytuacji i dobrze dobrane rozwiązanie.
Po czym poznasz, że to działa?
Przed startem mierzymy trzy liczby na Twoich ostatnich ofertach, a po kilku tygodniach sprawdzamy je ponownie. Dzięki temu widzisz, co zmieniło wdrożenie, zamiast opierać się na wrażeniu.
Czas od zapytania do wysłania oferty
To najważniejsza liczba, bo klient zwykle najuważniej czyta pierwszą ofertę, która do niego dotrze.
Czas handlowca na jedną ofertę
Ile godzin zajmuje przygotowanie dokumentu. Ten czas handlowiec może przeznaczyć na rozmowy z klientami.
Oferty bez kolejnego kontaktu
Ile wysłanych ofert zostaje bez przypomnienia po ustalonym czasie. Tu firmy najczęściej tracą klientów po cichu.
Czym to się różni od programu do ofertowania?
Programów do ofertowania jest dużo. Różnią się tym, ile pracy zostaje po stronie handlowca.
Szablon w PowerPoincie albo Wordzie
Handlowiec kopiuje starą ofertę, zmienia dane, ceny i zdjęcia produktów. To najtańsze rozwiązanie, ale każda oferta to długie poprawianie dokumentu i ryzyko pomyłki.
Program do ofert
Narzędzia takie jak PandaDoc czy Sellizer pomagają ładnie złożyć ofertę, wysłać ją i sprawdzić, czy klient ją otworzył. Treść i wycenę nadal przygotowuje handlowiec.
Automatyczne tworzenie ofert
Dane z ustaleń handlowca, produkty z katalogu albo PIM, wycena i treść oferty powstają automatycznie, a handlowiec sprawdza gotowy dokument. Jeśli już używasz programu do ofert, można je połączyć.
Kiedy automatyczne tworzenie ofert się nie opłaci
W tych sytuacjach lepiej zacząć od czegoś innego.
Wysyłasz kilka prostych ofert miesięcznie
Wdrożenie się nie zwróci. Wystarczy dobry szablon i zasada, że oferta wychodzi w ciągu 24 godzin. Inaczej jest przy ofertach technicznych: nawet kilka miesięcznie może oznaczać wiele dni pracy.
Nie masz cennika ani zasad wyceny
Jeśli cenę ustala szef, za każdym razem inaczej, najpierw trzeba spisać zasady. Mogę w tym pomóc, ale to osobny etap.
Nie masz CRM
System potrzebuje miejsca, w którym są dane klientów i historia ofert. Wtedy zaczynamy od wdrożenia CRM.
Oczekujesz, że oferta sama się sprzeda
Automatyzacja skraca przygotowanie oferty. Rozmowę z klientem, negocjacje i decyzję o rabacie nadal prowadzi człowiek.
Jak wygląda wdrożenie
Całość trwa zwykle 2-3 tygodnie, a przy ofertach technicznych połączonych z systemem PIM 4-6 tygodni. Od Ciebie potrzebujemy 2–3 godzin tygodniowo jednej osoby, która zna proces.
Bezpłatna rozmowa
30 minut. Pokazujesz, jak dziś powstają oferty. Po rozmowie wiesz, co da się zautomatyzować i ile to będzie kosztować.
Rezultat: Wiesz, którą część ofertowania da się zautomatyzować i ile to kosztuje.
Warsztat
Zbieramy cennik, szablon oferty, kilka przykładowych ofert i dostęp do katalogu produktów albo systemu PIM. Ustalamy zasady wyceny i to, jak zespół pisze do klientów.
Rezultat: Zasady wyceny są spisane, a szablon oferty gotowy. Sam ten etap porządkuje rzeczy, które dotąd były w głowach.
Wdrożenie i testy
Uruchamiamy system na prawdziwych zapytaniach. Handlowcy porównują gotowe oferty z tymi, które przygotowaliby sami, i zgłaszają poprawki.
Rezultat: Oferty powstają z prawdziwych zapytań, a zespół porównuje je z tym, co robił ręcznie.
Start
Zespół pracuje na nowym rozwiązaniu. Przez pierwsze tygodnie poprawiamy zasady i treści na podstawie prawdziwych ofert.
Rezultat: Oferta na powtarzalny produkt wychodzi tego samego dnia, a handlowiec tylko ją sprawdza.
Na czym opieramy to rozwiązanie
Ofertowanie to jeden z pierwszych obszarów, które sprawdzam przy audycie sprzedaży. Często to właśnie tu firmy tracą klientów, zanim ci zdążą przeczytać ofertę.
Najczęstsze pytania o automatyczne tworzenie ofert
Ile kosztuje automatyczne tworzenie ofert?+
Wdrożenie kosztuje zwykle od kilku tysięcy złotych netto. Do tego dochodzi opłata za korzystanie z AI, zwykle kilkaset złotych miesięcznie, i licencja CRM. Dokładną cenę poznasz po krótkiej rozmowie.
Czy oferta będzie gotowa od razu po zapytaniu?+
Tylko przy prostych produktach z jasnym cennikiem. W większości firm handlowiec najpierw ustala z klientem potrzeby i zakres, a system składa ofertę na podstawie tych ustaleń. Automatyzujemy pracę przy dokumencie, a nie rozmowę z klientem.
Ile trwa wdrożenie?+
Zwykle 2-3 tygodnie. Oferty techniczne połączone z systemem PIM, oferta z wyborem wariantów albo połączenie z fakturowaniem to zwykle 4-6 tygodni.
Czy AI nie pomyli się w cenach?+
AI nie ustala cen. Ceny liczy system według Twojego cennika i zasad, które ustalamy na warsztacie, a AI przygotowuje tylko treść oferty. Jeśli brakuje danych do wyceny, system dopyta klienta.
Czy oferta wyjdzie do klienta bez mojej wiedzy?+
Nie, jeśli tego nie chcesz. Na starcie każdą ofertę zatwierdza Twój pracownik. Później możesz włączyć automatyczną wysyłkę dla najprostszych zapytań.
Czy oferta będzie brzmiała jak tekst z AI?+
Na warsztacie zbieramy przykłady ofert i maili Twojego zespołu. System pisze według nich, a pierwsze tygodnie poświęcamy na poprawki na prawdziwych ofertach.
Co, jeśli każda moja wycena jest inna?+
To częsta sytuacja. Zwykle większość pozycji da się policzyć według stałych zasad. Resztę system zostawia do uzupełnienia handlowcowi, który i tak dostaje prawie gotową ofertę.
Czy to działa z moim CRM?+
Tak, jeśli Twój CRM można połączyć z innymi systemami. Najczęściej pracujemy na Pipedrive, Livespace i Bitrix24. Jeśli nie masz CRM, zaczynamy od jego wdrożenia.
Czy system może pobierać produkty z PIM albo katalogu produktów?+
Tak. PIM to system, w którym firma trzyma opisy, parametry i zdjęcia produktów. Łączymy go z CRM, dzięki czemu handlowiec wybiera produkty z listy, a opisy, parametry i ceny trafiają do oferty bez przepisywania.
W jakiej formie klient dostaje ofertę?+
Jako PDF w załączniku albo jako strona internetowa z ofertą, na której klient może wybrać wariant, zaakceptować ofertę i pobrać PDF. Do instytucji, w których pracownicy nie mogą otwierać linków, wysyłamy zwykły mail z PDF-em.
Czy widać, że klient otworzył ofertę?+
Tak, jeśli oferta ma formę strony. System zapisuje w CRM, kiedy klient ją otworzył, i przypomina handlowcowi o kontakcie.
Co z danymi klientów i RODO?+
Konto u dostawcy AI zakładamy na Twoją firmę. Dane klientów nie są używane do trenowania AI, a system ma dostęp tylko do informacji potrzebnych do przygotowania oferty.
Czy potrzebuję działu IT?+
Nie. Część techniczną buduje partner techniczny, z którym pracuję. Od Twojej firmy potrzebujemy dostępów do systemów i osoby, która zna proces sprzedaży i odpowie na pytania w trakcie wdrożenia.
Napisz, co się dzieje w Twojej sprzedaży
Kilka zdań w zupełności wystarczy. Odezwę się z propozycją, co dalej, albo powiem, że nie jestem właściwą osobą.
Dziękuję!
Odezwę się w ciągu jednego dnia roboczego. Jeśli wolisz nie czekać, wskocz od razu do kalendarza →
Napisz do mnie
Wypełnij krótki formularz, a odezwę się z propozycją, co dalej.
