Asystent wiedzy handlowca
Handlowiec czeka na technika albo na szefa, bo odpowiedź na pytanie klienta jest w cenniku, specyfikacji albo w czyjejś głowie. Asystent odpowiada zwykłym językiem na podstawie firmowych dokumentów i historii w CRM i zawsze podaje źródło. Gdy odpowiedzi nie ma w dokumentach, informuje o tym, zamiast zgadywać.
W skrócie
Wdrożenie trwa 2–3 tygodnie, ze stałą ceną i terminem. Handlowiec pyta zwykłym językiem, a asystent odpowiada na podstawie Twoich cenników, specyfikacji, ofert i historii w CRM, podając, z którego dokumentu pochodzi odpowiedź.
- ·Zawsze podaje źródło. Bez tego w sprzedaży technicznej odpowiedź nic nie jest warta, bo nikt nie poda klientowi parametru, którego nie może sprawdzić.
- ·Gdy w dokumentach nie ma odpowiedzi, informuje o tym. Dzięki temu nie podaje klientom zmyślonych danych.
- ·Skraca wdrożenie nowego handlowca, bo może zacząć rozmawiać z klientami, zanim opanuje cały asortyment.
- ·Ten problem zgłosiło trzech moich klientów. U Ciebie byłoby to pierwsze wdrożenie tego rozwiązania.
Czym jest asystent wiedzy handlowca?
Wiedza potrzebna do sprzedaży jest dziś w głowach kilku osób i w rozrzuconych plikach. W firmach technicznych i produkcyjnych powtarza się ten sam schemat: żeby odpowiedzieć klientowi, handlowiec potrzebuje informacji, której nie ma. Pyta technika, technik jest na montażu, wycena czeka dzień albo dwa. Klient w tym czasie dostaje odpowiedź od kogoś innego, kto miał ją pod ręką.
Wiedza w firmie jest: w cenniku, w specyfikacjach producenta, w ofertach sprzed roku, w umowach i w historii w CRM. Problem w tym, że żeby do niej dotrzeć, trzeba przeszukać cztery miejsca albo zapytać osobę, która akurat jest zajęta.
To asystent AI dla handlowców, który korzysta z firmowej bazy wiedzy. Odpowiada na pytania zadane zwykłym językiem, tak jak zapytałoby się kolegi z zespołu. Nie jest wyszukiwarką po słowach kluczowych i nie odsyła do folderu. Podaje odpowiedź i mówi, skąd ją wziął.
Kiedy to ma sens?
Cztery sytuacje, w których dostęp do wiedzy jest wąskim gardłem sprzedaży.
Wycena czeka, aż wróci technik
Handlowiec nie może odpowiedzieć sam, bo wiedza techniczna jest u jednej albo dwóch osób, zwykle zajętych czym innym.
Nowy handlowiec wdraża się miesiącami
Zanim zacznie sprzedawać, musi opanować asortyment, cennik i wyjątki. Większość tego czasu to szukanie informacji, a nie nauka sprzedaży.
Dokumentacja klienta rozrzucona po dyskach
Umowy, certyfikaty, aneksy, wcześniejsze oferty. Odpowiedź na proste pytanie wymaga przeszukania kilku miejsc i pamięci, gdzie co leży.
Ta sama informacja podawana jest różnie
Dwóch handlowców odpowiada inaczej na to samo pytanie, bo każdy opiera się na innej wersji dokumentu, a nikt nie wie, która obowiązuje.
Brzmi znajomo?
Umów bezpłatną rozmowę →Trzy rodzaje pytań, na które odpowiada
Zakres ustalamy przed startem. Każdy z tych obszarów wymaga innych dokumentów.
Pytania produktowe i techniczne
„Jaki ekran do sali na 40 osób i ile kosztuje montaż?”, „czy ten model obsługuje dwa źródła sygnału?”. Odpowiedź z cennika i specyfikacji, ze wskazaniem, z którego dokumentu i z której pozycji.
Pytania o historię klienta
„Jaki rabat dostał ten klient rok temu?”, „co ostatnio u nich montowaliśmy?”. Odpowiedź z CRM i wcześniejszych ofert. To pytania, na które dziś odpowiada się przeglądaniem korespondencji.
Pytania o zasady i warunki
„Do ilu procent mogę zejść przy zamówieniu powyżej stu tysięcy?”, „jaki jest standardowy termin płatności dla nowego klienta?”. Odpowiedź z Twoich zasad handlowych, o ile są spisane. Jeśli nie są, trzeba je najpierw spisać.
Jak to działa krok po kroku
Pięć etapów. Pierwszy zajmuje najwięcej czasu i przy okazji porządkuje bałagan, który narastał latami.
Zebranie dokumentów
Cenniki, specyfikacje, oferty, umowy i historia w CRM trafiają w jedno miejsce. Na tym etapie zwykle wychodzi, że krążą trzy wersje cennika i nikt nie wie, która obowiązuje. To niewygodne, ale lepiej dowiedzieć się teraz niż przez pomyłkę w ofercie.
Ustalenie zakresu i uprawnień
Decydujesz, co asystent może czytać i kto może o co pytać. Nie każdy dokument powinien być dostępny dla każdego, zwłaszcza marże, warunki handlowe i umowy z konkretnymi klientami.
Przygotowanie dokumentów
Dokumenty przygotowujemy tak, żeby asystent mógł wskazać konkretne miejsce, a nie tylko nazwę pliku. Bez tego odpowiedź „to jest w cenniku” nic nie daje.
Pytanie i odpowiedź ze źródłem
Handlowiec pyta zwykłym językiem. Dostaje odpowiedź razem z odwołaniem: który dokument, która pozycja, z jakiej daty. Może sprawdzić w kilka sekund, zanim poda cokolwiek klientowi.
Jasne „nie wiem”
Gdy w dokumentach nie ma odpowiedzi, asystent informuje o tym, zamiast składać zdanie, które tylko brzmi prawdopodobnie. Asystent, który zgaduje parametr techniczny albo cenę, jest groźniejszy niż brak narzędzia.
Ten problem zgłosiło trzech klientów i każdy opisywał go niemal tak samo. Samo rozwiązanie nie zostało jeszcze nigdzie wdrożone, więc byłoby to pierwsze wdrożenie tego typu. Uwzględniamy to w warunkach i harmonogramie.
Czego to rozwiązanie nie robi
Nie zastępuje technika
Przy nietypowej konfiguracji nadal potrzebna jest osoba, która weźmie za nią odpowiedzialność. Asystent obsługuje powtarzalne pytania, nie projektowanie.
Nie aktualizuje dokumentów
Odpowiada na podstawie tego, co dostanie. Nieaktualny cennik da nieaktualną odpowiedź, dlatego o aktualność dokumentów trzeba dbać po stronie firmy.
Nie wymyśla brakujących danych
Gdy czegoś nie ma w dokumentach, asystent o tym informuje.
Nie decyduje o rabacie
Poda zasadę, jeśli jest spisana. Decyzja zostaje po stronie człowieka.
Co się zmienia w praktyce
Przed. Klient na spotkaniu pyta, czy do sali na czterdzieści osób wystarczy jeden ekran i ile kosztuje montaż w obiekcie z podwieszanym sufitem. Handlowiec mówi „sprawdzę i wrócę z informacją”. Pisze do technika, technik odpowiada następnego dnia po południu. Odpowiedź do klienta idzie po dwóch dniach, a razem z nią sygnał, że firma nie zna własnej oferty.
Po. Handlowiec zadaje to samo pytanie asystentowi w trakcie rozmowy albo zaraz po niej. Dostaje odpowiedź z cennika i ze specyfikacji, z podanym numerem pozycji i datą dokumentu. Sprawdza jednym spojrzeniem i odpowiada klientowi jeszcze na spotkaniu. Technik nie jest angażowany, bo pytanie było standardowe.
Przy nietypowej konfiguracji nic się nie zmienia: asystent informuje, że w dokumentach tego nie ma, i handlowiec pyta technika. Technik dostaje trzy pytania tygodniowo zamiast trzydziestu, a te trzy są naprawdę trudne.
Dla jakich firm to działa najlepiej
Wszędzie tam, gdzie sprzedaż wymaga wiedzy, której handlowiec nie ma w głowie.
Integratorzy i firmy techniczne
Gdzie oferta zależy od parametrów obiektu, a wiedzę ma jedna, dwie osoby techniczne.
Producenci z szerokim asortymentem
Gdzie katalog ma setki pozycji, warianty i wyjątki cenowe, których nikt nie pamięta w całości.
Firmy z rozbudowaną dokumentacją klienta
Gdzie przy każdym kliencie są umowy, certyfikaty i aneksy, a pytanie o warunki wymaga przeszukania kilku miejsc.
Zespoły z rotacją albo rosnące
Gdzie nowa osoba potrzebuje miesięcy, żeby opanować ofertę, a każdy odchodzący zabiera część wiedzy ze sobą.
Czym to się różni od wyszukiwarki na dysku
Każda firma ma wyszukiwarkę: w systemie plików, na dysku w chmurze, w CRM. A mimo to wszyscy i tak pytają kolegi. Są ku temu trzy powody.
Wyszukiwarka znajduje pliki, nie odpowiedzi. Na pytanie o ekran do sali na czterdzieści osób zwróci dwanaście dokumentów zawierających słowo „ekran”. Odpowiedź trzeba z nich wyciągnąć samemu, co zajmuje tyle samo czasu co zapytanie technika.
Wyszukiwarka nie łączy źródeł. Odpowiedź na pytanie o cenę montażu często wymaga cennika, specyfikacji i zasady z umowy ramowej. To trzy dokumenty w trzech miejscach, z których trzeba złożyć jedną odpowiedź.
Wyszukiwarka nie mówi „nie wiem”. Zwróci najbliższe dopasowanie, nawet jeśli dotyczy innego modelu albo nieaktualnej wersji cennika. Właśnie w takich chwilach powstają pomyłki w ofertach.
Co dostajesz
Asystenta odpowiadającego na pytania
Zwykłym językiem, na podstawie Twoich dokumentów i historii w CRM.
Wskazanie źródła przy każdej odpowiedzi
Który dokument, która pozycja, z jakiej daty.
Uporządkowaną bazę dokumentów
Porządek w dokumentach to efekt uboczny wdrożenia, często równie cenny jak samo narzędzie.
Ustalone zasady dostępu
Kto może pytać o co i które dokumenty są niedostępne.
Po czym poznasz, że to działa
Czas odpowiedzi klientowi
Ile mija od pytania klienta o parametr albo cenę do odpowiedzi handlowca. Przy standardowych pytaniach może to być jeszcze to samo spotkanie.
Pytania, które trafiają do technika
Ile pytań tygodniowo handlowcy kierują do osób technicznych. Powinny zostać tylko te naprawdę trudne.
Czas wdrożenia nowego handlowca
Po jakim czasie nowa osoba samodzielnie odpowiada klientom na pytania o ofertę.
Przed startem mierzymy te liczby na Twoich danych, a po kilku tygodniach sprawdzamy je ponownie. Dzięki temu widzisz, co zmieniło wdrożenie, zamiast opierać się na wrażeniu.
Jak wygląda wdrożenie
Dwa do trzech tygodni. Większość tego czasu zajmuje praca nad dokumentami, sam asystent wymaga jej mniej.
Przegląd dokumentów
Sprawdzamy, co jest, gdzie leży i co jest aktualne. To najbardziej żmudny etap, a jednocześnie daje najwięcej, niezależnie od dalszych losów projektu.
Rezultat: Wiadomo, które dokumenty są aktualne, a które krążą w kilku wersjach. Ten porządek zostaje, nawet jeśli nie pójdziemy dalej.
Zakres i uprawnienia
Ustalamy, co asystent czyta, kto ma dostęp i gdzie przetwarzane są dane. Jeśli dane podlegają szczególnym ograniczeniom prawnym, omawiamy to osobno i czasem na tym kończymy.
Rezultat: Spisane, co asystent czyta, kto może pytać o co i gdzie przetwarzane są dane.
Uruchomienie i testy
Zespół zadaje prawdziwe pytania, a my sprawdzamy trafność odpowiedzi i poprawiamy. Na tym etapie widać, których dokumentów brakuje i o co zespół pyta najczęściej.
Rezultat: Zespół dostaje odpowiedzi ze wskazanym źródłem, a lista brakujących dokumentów jest spisana.
Poprawki
Po kilku tygodniach dopasowujemy bazę do najczęstszych pytań. Jedna runda poprawek jest w cenie.
Rezultat: Asystent odpowiada na pytania, które zespół naprawdę zadaje, a nie tylko na te przewidziane na starcie.
Skąd to rozwiązanie
Ten problem wystąpił u trzech moich klientów i za każdym razem wyglądał podobnie. U integratora systemów AV wycena czekała, aż technik wróci z montażu. U producenta wyrobów na zamówienie nowy kierownik sprzedaży nie miał zaplecza technicznego, a sprzedaż wymagała wiedzy o produkcie. W firmie z branży fotowoltaicznej przy każdym kliencie były dziesiątki dokumentów: umowy, certyfikaty, zmiany projektowe.
Trzy niezależne firmy z trzech różnych branż miały ten sam problem. Dlatego to rozwiązanie jest w ofercie.
Asystent nie działa jeszcze u żadnego klienta, więc byłoby to pierwsze wdrożenie. Uwzględniamy to w wycenie i harmonogramie, a warunki ustalamy tak, żeby ryzyko nie leżało tylko po Twojej stronie. Jeśli wolisz rozwiązanie sprawdzone w wielu firmach, zacznij od analizy wyników albo profilu idealnego klienta.
Kiedy to NIE ma sensu
Dokumenty są nieaktualne albo nie istnieją
Asystent odpowiada na podstawie tego, co dostanie. Jeśli cennik był aktualizowany dwa lata temu, najpierw trzeba go poprawić.
Sprzedajesz jedną, prostą usługę
Przy wąskiej ofercie handlowiec po dwóch tygodniach wszystko pamięta i narzędzie się nie zwróci.
Dane objęte są ścisłymi ograniczeniami
Jeśli obowiązują Cię szczególne wymogi prawne, trzeba najpierw ustalić, gdzie asystent może działać. Lepiej zrobić to na starcie, bo czasem na tym kończymy.
Nie chcesz być pierwszy
Wtedy lepiej zacząć od rozwiązania, które działa już u klientów, i wrócić do asystenta później.
Najczęstsze pytania
Ile to kosztuje?+
Jedno rozwiązanie to od kilku tysięcy złotych netto, ze stałą ceną ustaloną przed startem. Ponieważ byłoby to pierwsze wdrożenie tego typu, warunki ustalamy tak, żeby ryzyko nie leżało tylko po Twojej stronie.
Czy to na pewno działa?+
Technologia odpowiadania na pytania na podstawie firmowych dokumentów jest dojrzała i powszechnie stosowana. To konkretne rozwiązanie nie zostało jeszcze wdrożone u klienta i warto to wziąć pod uwagę przy decyzji.
Skąd wiadomo, że odpowiedź jest prawdziwa?+
Przy każdej odpowiedzi jest źródło: dokument, pozycja i data. Handlowiec sprawdza je w kilka sekund.
Co, jeśli asystent nie zna odpowiedzi?+
Informuje o tym. Asystent, który zgaduje parametr albo cenę, wyrządza więcej szkody niż pożytku, zwłaszcza gdy odpowiedź trafia potem do oferty.
Gdzie trafiają moje dokumenty?+
Konto zakładamy na Twoją firmę, a zakres dostępu ustalamy przed startem. Jeśli dane podlegają szczególnym ograniczeniom prawnym, osobno ustalamy, gdzie fizycznie działa asystent.
Czy pomoże przy wdrażaniu nowych handlowców?+
To jedno z najsensowniejszych zastosowań. Nowa osoba może zacząć rozmawiać z klientami, zanim opanuje cały asortyment, bo ma gdzie sprawdzić odpowiedź w trakcie rozmowy. O tym, jak dobrze przyjąć nową osobę do zespołu, piszę we wpisie o rekrutacji handlowca B2B.
Ile dokumentów trzeba przygotować?+
Tyle, ile wymagają pytania z ustalonego zakresu. Zwykle zaczynamy od cennika i najczęściej używanych specyfikacji, a po pierwszych tygodniach dokładamy kolejne, gdy wiadomo, o co zespół naprawdę pyta. Zaczynanie od wszystkiego naraz tylko wydłuża projekt.
Czy asystent zastąpi technika?+
Nie i nie taki jest cel. Ma przejąć powtarzalne pytania, żeby technik dostawał tylko trudne. W praktyce technik rzadziej musi przerywać pracę, co bywa dla firmy równie cenne jak szybsza odpowiedź dla klienta.
Czym to się różni od ChatGPT?+
ChatGPT odpowiada na podstawie ogólnej wiedzy i nie zna Twojego cennika ani historii klientów. Asystent odpowiada tylko na podstawie Twoich dokumentów i danych z CRM, przy każdej odpowiedzi podaje źródło, a gdy odpowiedzi w dokumentach nie ma, mówi o tym.
Czy klienci też widzą asystenta?+
Nie. To narzędzie dla Twojego zespołu sprzedaży, a dostęp mają tylko osoby, które wskażesz. Odpowiedź do klienta nadal wysyła handlowiec, po sprawdzeniu źródła.
Czy potrzebuję działu IT?+
Nie. Część techniczną buduje partner techniczny, z którym pracuję. Od Twojej firmy potrzebujemy dostępów do systemów i osoby, która zna proces sprzedaży i odpowie na pytania w trakcie wdrożenia.
Ile czasu wdrożenie zajmie mojemu zespołowi?+
Zwykle 2–3 godziny tygodniowo jednej osoby, która zna proces: na warsztat, przekazanie danych i sprawdzanie pierwszych wyników. Reszta zespołu zaczyna korzystać z rozwiązania dopiero na starcie.
Napisz, co się dzieje w Twojej sprzedaży
Kilka zdań w zupełności wystarczy. Odezwę się z propozycją, co dalej, albo powiem, że nie jestem właściwą osobą.
Dziękuję!
Odezwę się w ciągu jednego dnia roboczego. Jeśli wolisz nie czekać, wskocz od razu do kalendarza →
Napisz do mnie
Wypełnij krótki formularz, a odezwę się z propozycją, co dalej.
