Jak usprawnić proces podpisywania umowy z klientem przy sprzedaży usług w B2B?

W skrócie

Proces podpisywania umowy usprawnisz, gdy przestaniesz zostawiać go na sam koniec i zaczniesz nim zarządzać jak etapem sprzedaży.

·Najczęstsze problemy: warunki uzgadniane dopiero po decyzji, brak właściciela procesu, formalności na ostatnią chwilę.
·Uzgadniaj kształt umowy i kolejne kroki zawczasu, nie po usłyszeniu „tak”.
·Proste zasady: wzór umowy gotowy wcześniej, jasny właściciel po obu stronach, ustalony termin podpisu.

Cześć! W dzisiejszym artykule dowiesz się:

-o możliwych problemach w trakcie podpisywania umowy z Klientem oraz kilku zasadach, dzięki którym cały proces powinien pójść sprawniej.

Dla kogo ten tekst:

dla handlowców B2B pracujących na długich procesach sprzedażowych,

-dla właścicieli usługowych firm B2B, którzy zajmują się bezpośrednio sprzedażą,

Czas potrzebny na przeczytanie: ok. 5 minut! 🙂

Do dzieła! 👇

PROBLEMY PRZY PODPISYWANIU UMOWY

Proces podpisywania umowy w B2B w wielu sytuacjach może być naprawdę…irytujący.

Niejednokrotnie spotkałem się z sytuacjami, gdzie:

I wtedy zaczyna się problem, bo:

Prosta sprawa, że nikt nie chce doświadczać powyższych sytuacji. Co zatem robić, aby usprawnić cały proces?

Poniżej kilka prostych, ale skutecznych zasad 👇

SPOSOBY NA USPRAWNIENIE PROCESU PODPISYWANIA UMOWY

Zasada nr 1

Staraj się odpowiednio wcześniej przedstawić Klientowi swój draft umowy, aby mógł się z nim zapoznać oraz przekazać go do osób odpowiedzialnych za kwestie prawne.

Jeśli warunkiem Klienta jest jego draft umowy, również w miarę szybko się z nim zapoznaj. Możliwe, że są

w nim jakieś elementy, na które zgodzić się nie możecie i dyskwalifikują one Wasze dalsze rozmowy.

Bądź już teraz możecie je negocjować.

Zasada nr 2

Wytłumacz Klientowi, jak wygląda proces po Twojej stronie. Jakie elementy są np. negocjowalne, a jakie nie. Umowa powinna być dostosowana do rodzaju oraz specyfiki sprzedawanego projektu, dlatego może

(a nawet powinna) zawierać specyficzne elementy, których Klient może nie rozumieć.

Zasada nr 3

Dowiedz się, jak wygląda proces po stronie Klienta:

Kto w nim uczestniczy.

Czy Klient i jego organizacja ma jakieś dodatkowe, specyficzne wymagania (np. wymagane ubezpieczenie).

Jak będą dostępni prawnicy ze strony Klienta.

Warto też dopytać o wcześniejsze historie podpisywania umowy z firmami o podobnej specyfice.

Skonfrontuj następnie te elementy ze swoim procesem i sprawdź, gdzie są wąskie gardła oraz je rozwiązać. Oczy szeroko otwarte 🙂

Bezpłatny e-book · PDF

„Zapoznamy się z ofertą i wrócimy z informacją”

25 stron o odzyskiwaniu kontroli nad procesem sprzedaży B2B — konkretny system, nie ogólniki.

Zasada nr 4

W pierwszej kolejności ustal oraz potwierdź z Klientem wszelkie kwestie biznesowe związane ze sprzedawaną usługą. Jeśli na tym etapie nie trzeba, to nie angażuj dodatkowych osób np. prawników.

Zasada nr 5

Ustal z Klientem, w jakim terminie zobowiązujecie się zamknąć proces. Dzięki temu będziecie mieć większą mobilizację, aby sprawy przesuwać do przodu.

*Jeśli w umowie masz wpisany konkretny deadline realizacji projektu, to istotne, aby informować

i uświadamiać Klienta, że wszelkie opóźnienia mają wpływ na pozostałe terminy tj. termin rozpoczęcia oraz zakończenia projektu. Wbrew pozorom, nie zawsze jest to jasne.

Zasada nr 6

Idealnie, aby nad umową pracować w trybie online wraz ze śledzeniem zmian. Nie robić tego na raty, tylko całościowo. Tzn. jeśli Klient zastosował 5 nowych zmian, to nie siadaj do tego między callami poprawiając jedną z nich, a za jakiś czas następne. Staraj się, aby była to praca od deski do deski. Wtedy masz w pełni obraz, co się dzieje w umowie i omijasz sytuacje typu “a ten zapis skąd się wział?” 🙂

Zasada nr 7

Dla kwestii, które wymagają prawników po obu stronach oraz ich “konfrontacji”, zorganizuj spotkanie online wraz z wcześniej przygotowaną listą zagadnień do omówienia. Staraj się na początku spotkania informować, jaki jest oczekiwany jego rezultat, aby każdy z uczestników do niego dążył.

*Takie rozmowy potrafią się strasznie przeciągać. Dlatego staraj się być moderatorem takich spotkań i pchać ten wózek do przodu 🙂

Zasada nr 8

W odpowiednim momencie dobrze jest zaangażować kogoś z zespołu wykonawczego. Może być to np. Project Manager. Ktoś, kto będzie koordynował prace nad projektem. Zwłaszcza jeśli na etapie umowy pojawiają się zmiany w zakresie.

Benefitem tego jest:

Osoby z dwóch stron zespołów, są w stanie lepiej się poznać jeszcze przed rozpoczęciem projektu.

Osoba prowadząca projekt widzi, na co zwrócić szczególną uwagę w trakcie jego realizacji względem umowy.

Dzięki powyższym PM oraz zespół ma łatwiejszy start w projekt.

(oczywiście, o ile jest możliwość zaangażowania takiej osoby)

Zasada nr 9

Ostatni punkt, jaki przychodzi mi do głowy to… zespół dobrych prawników.

Mam na myśli doświadczonych oraz chcących szybko domykać sprawy.

*Kiedyś miałem okazję zamykać projekt, gdzie po naszej stronie mieliśmy świetną kancelarię. Po stronie Klienta pojawili się prawnicy, którzy byli zatrudnieni tam etatowo i kompletnie nie mieli doświadczenia w IT. Momentami wyglądało to jak świetny kabaret 🙂

I muszę przyznać, że gdyby nie nasza kancelaria to nie podpisalibyśmy tej umowy…głównie z powodu frustracji.

Oczywiście, poszczególne zasady będą miały różne zastosowanie w zależności od tego, z jakim rodzajem firmy współpracujemy oraz jaki rodzaj umowy podpisujemy. Głęboko jednak wierzę, że wspomniane zasady są w stanie poprawić skuteczność i szybkość tego procesu.