Jak usprawnić podpisywanie umowy z klientem w B2B

Z tego artykułu dowiesz się, jakie problemy mogą pojawić się przy podpisywaniu umowy z klientem i jakie zasady pomogą przeprowadzić ten proces sprawniej.

Dla kogo jest ten tekst? Dla handlowców B2B, którzy pracują przy długich procesach sprzedażowych, i dla właścicieli usługowych firm B2B, którzy sami zajmują się sprzedażą.

Czas potrzebny na przeczytanie: ok. 5 minut! 🙂

Do dzieła!

PROBLEMY PRZY PODPISYWANIU UMOWY

Proces podpisywania umowy w B2B w wielu sytuacjach potrafi być naprawdę… irytujący.

Niejednokrotnie spotkałem się z sytuacjami, gdzie:

• Proces podpisywania umowy trwał dłużej niż wcześniejsze etapy sprzedaży (o tym, co robić, gdy procesy sprzedażowe się przeciągają, piszę osobno).
• Podpisywanie umowy przeciągnęło się tak, że zespół wykonawczy nie był już dostępny. Przesunął się możliwy start projektu, a to wpływa na cały harmonogram i… termin końcowy!
• Prawnicy po obu stronach nie potrafili dogadać się w kwestiach prawnych (często śmialiśmy się, że każdy prawnik uczył się chyba w innym systemie).
• Prawnicy nie byli w stanie zrozumieć ustalonych warunków biznesowych oraz metodologii prowadzenia projektu (zwłaszcza w metodykach zwinnych oraz rozliczeniu Time&Material).
• Rozmowy o umowie potrafiły zatrzymać całkowicie sprzedaż danej usługi.
• Na etapie umowy pojawiły się nowe okoliczności biznesowe, o których wcześniej nie było mowy, i trzeba było cofnąć się o kilka etapów procesu sprzedaży.

I wtedy zaczyna się problem, bo:

• Straciliśmy mnóstwo czasu (swojego oraz zespołu) na wcześniejszych etapach, którego już nie odzyskamy.
• Projekt był uwzględniony w przychodach oraz obłożeniu zasobów ludzkich.
• W efekcie musimy na szybko szukać innego projektu dla naszego zespołu, bo inaczej grozi nam… ławeczka!
• I uwaga… wydaliśmy już prowizję za sprzedaż tego deala (tu nieco z przymrużeniem oka, choć takie sytuacje naprawdę się zdarzały i zdarzają).

Nikt nie chce przeżywać takich sytuacji. Co zatem zrobić, żeby usprawnić cały proces? Poniżej kilka prostych, ale skutecznych zasad.

SPOSOBY NA USPRAWNIENIE PROCESU PODPISYWANIA UMOWY

Zasada nr 1

Postaraj się odpowiednio wcześnie przedstawić klientowi swój projekt umowy, żeby mógł się z nim zapoznać i przekazać go osobom odpowiedzialnym za kwestie prawne.

Jeśli klient wymaga pracy na swoim wzorze umowy, również szybko się z nim zapoznaj. Możliwe, że są w nim zapisy, na które nie możesz się zgodzić i które przekreślają dalsze rozmowy. Albo takie, które możesz negocjować już teraz.

Zasada nr 2

Wytłumacz klientowi, jak wygląda proces po Twojej stronie i które elementy umowy są negocjowalne, a które nie. Umowa powinna być dopasowana do rodzaju i specyfiki sprzedawanego projektu, dlatego może (a nawet powinna) zawierać zapisy, których klient na początku nie rozumie.

Zasada nr 3

Dowiedz się, jak wygląda proces po stronie klienta: kto w nim uczestniczy, czy organizacja ma dodatkowe, specyficzne wymagania (np. wymagane ubezpieczenie) i kiedy dostępni będą jej prawnicy. Warto też dopytać, jak wcześniej przebiegało podpisywanie umów z firmami o podobnej specyfice.

Następnie porównaj te informacje ze swoim procesem, bo dzięki temu wcześniej zobaczysz wąskie gardła i zdążysz je rozwiązać.

Zasada nr 4

W pierwszej kolejności ustal i potwierdź z klientem wszystkie kwestie biznesowe związane ze sprzedawaną usługą. Jeśli na tym etapie nie jest to potrzebne, nie angażuj dodatkowych osób, np. prawników.

Zasada nr 5

Ustal z klientem termin, do którego obie strony zamykają proces. Wspólny termin mobilizuje, żeby przesuwać sprawy do przodu.

*Jeśli w umowie jest wpisany konkretny termin realizacji projektu, informuj klienta, że każde opóźnienie w podpisaniu przesuwa pozostałe terminy, czyli start i zakończenie projektu. Wbrew pozorom nie zawsze jest to dla niego oczywiste.

Zasada nr 6

Najlepiej pracować nad umową online, ze śledzeniem zmian, i to całościowo, a nie na raty. Jeśli klient wprowadził 5 nowych zmian, nie poprawiaj jednej między spotkaniami, a kolejnych za jakiś czas. Dobrze jest przejść umowę od deski do deski, bo wtedy masz pełny obraz tego, co się w niej dzieje, i unikasz pytań w stylu „a ten zapis skąd się wziął?” 🙂

Zasada nr 7

Kwestie, które wymagają „konfrontacji” prawników z obu stron, najlepiej omówić na spotkaniu online z wcześniej przygotowaną listą zagadnień. Na początku spotkania warto powiedzieć, jaki ma być jego rezultat, żeby każdy z uczestników do niego dążył.

*Takie rozmowy potrafią się strasznie przeciągać. Dlatego staraj się być moderatorem takich spotkań i pchać ten wózek do przodu 🙂

Zasada nr 8

W odpowiednim momencie dobrze jest zaangażować kogoś z zespołu wykonawczego, np. project managera, który będzie koordynował prace nad projektem. Ma to szczególne znaczenie, gdy na etapie umowy zmienia się zakres. Dzięki temu osoby z obu stron poznają się jeszcze przed rozpoczęciem projektu, a osoba prowadząca projekt wie, na co zwrócić uwagę w trakcie realizacji. PM i zespół mają wtedy łatwiejszy start, oczywiście o ile jest możliwość zaangażowania takiej osoby. Więcej o tym, jak na etapie sprzedaży uniknąć problemów w projektach, piszę w osobnym tekście.

Zasada nr 9

Ostatni punkt, jaki przychodzi mi do głowy, to… zespół dobrych prawników. Mam na myśli doświadczonych i nastawionych na szybkie domykanie spraw.

*Kiedyś zamykałem projekt, w którym po naszej stronie była świetna kancelaria. Po stronie klienta pojawili się prawnicy zatrudnieni tam na etacie, którzy kompletnie nie mieli doświadczenia w IT. Momentami wyglądało to jak kabaret.

Gdyby nie nasza kancelaria, nie podpisalibyśmy tej umowy… głównie z powodu frustracji.

Oczywiście poszczególne zasady sprawdzą się różnie, zależnie od tego, z jaką firmą współpracujesz i jaki rodzaj umowy podpisujesz. Jestem jednak przekonany, że poprawią szybkość i skuteczność tego procesu. Jeśli umowy u Ciebie regularnie grzęzną, warto przyjrzeć się całej ścieżce klienta w ramach audytu sprzedaży.

Do zapamiętania

1. Wczesne rozmowy o umowie i specyficznych warunkach pokazują, czy coś nie zablokuje jej podpisania.
2. Dopóki umowa nie jest podpisana i nie ma zapłaconej zaliczki, projektu NIE MA! Dlatego z ostrożnością uwzględniaj go w prognozach przychodów i planowaniu zasobów.
3. Większość trudnych i spornych sytuacji przy umowach da się rozwiązać odpowiednim procesem i podejściem.
4. Na etapie umowy mogą pojawić się nowe warunki i wymagania. Wtedy trzeba ponownie sprawdzić, czy nie wpływają na inne elementy. Jeśli tak, lepiej się cofnąć i NIE kierować się myślą „musimy podpisać tę umowę, bo już jesteśmy blisko”. Umowa podpisana na wariackich papierach może przynieść więcej zagrożeń niż korzyści.
5. Dobry prawnik albo kancelaria potrafi znacznie usprawnić cały proces. Firmy, zwłaszcza mniej doświadczone, trochę przymykają oko na te kwestie, i wszystko jest dobrze, dopóki jest dobrze. Warto z czasem zadbać o ten obszar, żeby w trudniejszych czasach umowa nie obróciła się przeciwko Tobie.